Door op 20 september 2017

Voorstel renovatie stadhuis naar gemeenteraad

Om uitvoering te kunnen geven aan de opgedragen motie voor de renovatie van het stadhuis dient de raad € 8,80 miljoen beschikbaar te stellen voor de renovatie en de gemeentelijke organisatie tijdens de verbouwing tijdelijk ergens anders te huisvesten.  De fractie heeft zich voor renovatie uitgesproken mits de kosten niet meer dan € 9 miljoen zijn. Er zijn binnen de fractie echter wel zorgen omtrent de financiële realisatie mede gezien de kosten die naast de renovatie gemaakt moeten worden om e.e.a. te realiseren. Hieronder leest  u meer

Openheid, ruimte en ontmoeting staan centraal in het ontwerp van Coare. Het ontwerp- en projectbureau kreeg begin dit jaar van de gemeenteraad een duidelijke opdracht mee: Het vastgestelde programma van eisen dient als basis, eind dit jaar moet de aanbesteding definitief zijn en de renovatie mag niet meer dan € 9,00 miljoen kosten.

Schetsontwerp Stadhuis

In het voorliggende ontwerp ligt de raadzaal straks in het midden van het gebouw. De meeste muren in het kantoorgedeelte zijn weg, de ambtenaren gaan flexwerken en ook alle medewerkers van de sociale dienst verhuizen naar het hoofdgebouw aan de Bijlweg 20. Door ambtenaren meer keuzes te geven in waar en wanneer ze werken, kan de organisatie met een kleiner gebouw toe.

Omdat er al eerder een bedrag van € 0,80 miljoen beschikbaar is gesteld om het programma van eisen, ontwerp en de aanbesteding voor te bereiden, komt het totale gevraagde bedrag op € 9,60 miljoen. Deze raming wordt voor een groot deel veroorzaakt doordat de afdeling Sociaal Domein sinds januari flink is gegroeid. Met die extra werkplekken was nog geen rekening gehouden. In het bedrag zitten ook de kosten voor de tijdelijke huisvesting tijdens de verbouwing verwerkt. Uitgangspunt bij de tijdelijke huisvesting is een locatie elders in de gemeente, waarbij de locatie groot genoeg is om alle medewerkers uit de Drs. F. Bijlweg 20 in één gebouw te kunnen huisvesten. Daarnaast bevat het een kleiner bedrag voor aanvullende wensen, zoals het verwijderen van de balkons aan de buitenzijde.

Naast geld voor de renovatie dient de raad ook geld beschikbaar te stellen voor de sloop van het resterende gedeelte van de Drs. F. Bijlweg 20 én het treffen van passende maatregelen tijdens de verbouwing voor de bewoners van het aangelegen appartementencomplex Zuyderhorn.

Tot slot is geld nodig voor de zogeheten niet-gebouwgebonden kosten. Dit betreft onder andere de inventaris en ICT-voorzieningen om het werkplekconcept met plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk te maken. Deze kosten worden niet toegerekend tot het krediet van € 9,00 miljoen.

In de doorgeleide stukken worden ook de risico’s benoemd. Het nu gevraagde bedrag is gebaseerd op een kostenraming van Coare. Niet zeker is of de aantrekkende bouwmarkt het ook voor dit bedrag kan en wil realiseren. Ook is het voorstel door de strakke tijdsplanning nog niet door de Ondernemingsraad beoordeeld De OR is gevraagd om het advies aan te leveren voorafgaand aan de behandeling in de commissie op 2 oktober. De strakke tijdsplanning maakt meer zaken ingewikkeld. Om de deadline te halen, moet de aanbesteding bijvoorbeeld nu al starten, dus voordat de raad definitief groen licht geeft. Dat is ongebruikelijk, maar het kan wel door opschortende voorwaarden in de aanbesteding op te nemen.

Bij dit bericht zit ook de verklaring van de wethouders van VVD, D66, CDA en PvdA met betrekking tot de behandeling van de renovatie van het stadhuis in het college.

Verklaring wethouders VVD, D66, CDA, PvdA bij behandeling over renovatie Stadhuis

Vanuit de constatering tijd, budget en programma van eisen is het college geconfronteerd met de uitspraak van de meerderheid van de raad. Hier heeft het college uitvoering aan gegeven.

Wij als wethouders van bovengenoemde partijen constateren dat aan een aantal van deze punten niet volledig is voldaan, waar onder het ontbreken van een advies door de OR, een arbotechnisch advies en een volledige analyse van de onderliggende stukken. Dat conflicteert met de wens van de raad om de aanbesteding voor de jaarwisseling gereed te hebben.

Het was in onze ogen verstandiger geweest het besluit voor aanbesteding uit te stellen tot na de besluitvorming van de raad op 16 oktober 2017. Op deze punten willen wij onze nadrukkelijke zorg naar voren brengen.

Gezien de standpunten tijdens de besprekingen in het college is er niet hoofdelijk gestemd en geleiden wij de stukken met betrekking tot de renovatie van het stadhuis met bovenstaande opmerkingen door aan de raad ter besluitvorming.

Wethouder B.O.B. Haitsma Wethouder L. Kuipers Wethouder E.M. Krijns Wethouder F.F. van der Paard